こんにちは。 暑さでMacBookのファンが騒がしい季節になりました。 コネクト支援チームの@ueokandeです。
COVID-19によって世の中の勉強会・イベントはすっかりオンラインにシフトしました。 サイボウズも、Cybozu Tech Meetupを開催しており、社内の開発文化や技術情報をオンラインで発信しています。 この記事では、この１年でイベントの運営や自ら発表して気づいた、オンラインイベントで気を付ける10のポイントを紹介します。 これから登壇する方や、オンラインイベントを企画する方の役に立てれば幸いです。
その1. 社外秘の映り込みに注意しよう
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イベントを運営する上で自分が最も気を付けているのは「社外秘の映り込み」です。 もちろんオフラインイベントなら大丈夫というわけではないですが、オンラインだと情報が拡散しやすく削除も難しいので、オフライン以上に社外秘の映り込みには気を付けています。
起こりうるアクシデントは、画面共有でうっかり社内の情報を映してしまうことです。 Cybozu Tech Meetupでは発表者に、事前にデスクトップをきれいにしてもらったり、不要なアプリケーションを終了するようお願いしています。 イベント当日も、本番開始前に流れを確認するとともに、画面共有されるものに問題が無いかチェックしています。
その2. デスクトップ通知に気を付けよう
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デスクトップをキレイにすれば万全、ということはありません。 落とし穴はまだあります。 その１つがデスクトップ通知です。
SlackやDiscord、メールクライアントの、デスクトップ通知を有効にしている人も多いでしょう。 画面共有中に運悪くメッセージが届けば、うっかり社外秘情報やプライベート情報などを映してしまう恐れがあります。 これらのアプリケーションも当日利用しないのであれば、あらかじめ終了しておくのが無難です。
その3. Webブラウザの落とし穴
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WebブラウザでGoogle SlidesやGitHubなどを映すときも注意が必要です。 社内システムや、メール、社内のプロジェクトやソースコードなどを、Webブラウザで閲覧している人も少なくないんじゃないでしょうか。
Google Chromeならゲストモードに切り替えたり、Firefoxならプロファイルを切り替えるなどをして、履歴やブックマークが映らないようにするのがよいです。 あらかじめ映すページを開いておくと、登壇中の操作ミスを防ぐこともできます。
その4. 事前にOSアップデートを済ませよう
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OSアップデートはオフライン時代からのよくあるトラブルです。 不幸なことに、オンラインイベントでPCが再起動してしまうと、発表者と運営の連絡手段も絶たれてしまいます。 最近は強制再起動されることは少なくなりましたが、それでも発表中に通知が出てしまうと慌ててしまいます。 イベント当日までにソフトウェアのアップデートが蓄積されていないか、強制再起動されないか確認して、もし可能ならPC以外の連絡手段も確認しておくとよいです。
その5. スライドのレイアウト
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ZoomのYouTube Liveへの配信機能は非常に便利で、特別な機材が無くてもお手軽にオンラインイベントを開催できます。 しかしZoomの配信機能は、画面右上にカメラ映像が、画面右下にZoomのロゴが表示されることを覚えておく必要があります。 可能な限り画面端には重要な情報を置かない方がよいでしょう。 もし可能であれば、事前にYouTube Liveでスライドを映してみて、どの程度スライドが隠れるかチェックするとよいです。
その6. そのバーチャル背景は大丈夫？
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Zoomのバーチャル背景機能を使う場合は、バーチャル背景が版権をクリアしているか、公序良俗に違反しないかをチェックしましょう。 初めてのオンライン登壇だと「いいバーチャル背景がない」という人もいます。 Cybozu Tech Meetupでは、発表者がバーチャル背景を探す手間を減らすために、運営側で発表者プロフィールが書かれたバーチャル背景を用意しています。
その7. 自分では気付かない文字サイズ
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高解像度のディスプレイを使っている人は、文字サイズが適切かを確認しましょう。 会議などで「文字が見えないです～」と言われた人もいるのではないでしょうか。 画面共有している本人からは、文字サイズが小さいということに気付きづらいので、別の人が確認するとよいです。 発表前に適切な文字サイズで表示しておき、余裕をもって本番に挑むのがよいです。
その8. 発表環境にも気を付ける
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‘デスクトップだけでなく、登壇時の周りの環境も確認しましょう。 オンラインイベントでは自宅で登壇する人がほとんどです。 うっかりスマートスピーカーが起動したり、家の人から呼ばれたりしないかチェックしましょう。 「恥ずかしい」で済む程度のトラブルですが、発表中に呼ばれると動揺してうまく話せなくなるかもしれません。
その9. いつも使っている機材で
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マイク・カメラは必ずしも高級な機材を準備する必要はありません。 慣れていないデバイスを使うと、トラブルシュートができずに焦ってしまうので、Cybozu Tech Meetupでは普段使っているものを用意してもらってます。 自分では気付きにくいので、運営や第三者に事前にチェックしてもらうとよいです。
その10. リハーサルをしよう
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時間に余裕があれば、ぜひイベントのリハーサルをしてください。 やはり社内向け勉強会と少し勝手が違うので、当日の流れを参加メンバーで確認しましょう。 またリハーサルでは、当日と同じ機材を使うことも忘れないでください。
Cybozu Tech Meetupでは、当日どういう流れで画面共有をするか、マイク・カメラは問題ないかなどを、運営と発表者で確認しています。 リハーサルをすることで、初めて気づく手順の見直しが見つかることがあります。
おわりに
Cybozu Tech Meetupでチェックしている点は実は10以上ありますが、この記事では自分が特に気を付けている点を紹介しました。 Cybozu Tech Meetupの運営では、何より発表者が発表に集中できるよう心がけています。 そのために事前にできる確認や準備を済ませておき、当日のトラブルやミスを最小限にしています。 オンライン登壇にチャレンジしたい方や、これからイベントの企画をしようと思っている方は、ぜひ参考にしていただければと思います！